Así lo entendió EPMAPS, al proteger más de 1.400 buzones con una solución que hoy respalda su operación crítica.
Cada vez más empresas confían su operación diaria a entornos colaborativos en la nube como Microsoft 365. Y con razón: herramientas como Outlook, OneDrive, SharePoint y Teams han transformado la forma en que compartimos, editamos y almacenamos información. Sin embargo, lo que muchas organizaciones aún no dimensionan es que la disponibilidad de estas plataformas no implica que sus datos estén totalmente protegidos frente a pérdidas, errores humanos o ataques.
Microsoft 365 opera bajo un modelo de responsabilidad compartida. Esto significa que mientras la plataforma garantiza disponibilidad del servicio y resguardo frente a fallos generales, la responsabilidad por el respaldo y la recuperación puntual del contenido recae en cada organización. Y ahí es donde muchas empresas encuentran un vacío que puede costar caro.
¿Por qué es tan importante contar con una estrategia de backup?
Trabajar sin respaldo dedicado puede exponer a las organizaciones a pérdidas de correos electrónicos, versiones críticas de documentos, permisos, estructuras internas o registros valiosos. Un archivo eliminado por error, un incidente de seguridad o un fallo en la sincronización pueden dejar fuera de operación áreas completas si no existe una copia segura y recuperable.
Además, las políticas de retención estándar de Microsoft no siempre se alinean con los requisitos legales, operativos o de auditoría de cada empresa. Por eso, contar con un sistema de respaldo externo y automatizado se vuelve clave para garantizar la continuidad del negocio y proteger la trazabilidad de la información.
¿Cómo se soluciona? Con respaldo automatizado, local y bajo control
La mejor estrategia comienza por entender que el backup debe ser una capa adicional, diseñada para adaptarse a la realidad y a las exigencias de cada organización.
Un sistema de respaldo robusto permite recuperar tanto correos individuales como sitios completos de SharePoint o archivos específicos de OneDrive, sin depender exclusivamente de las configuraciones internas. Además, da visibilidad sobre los respaldos realizados, permite automatizar la programación de copias y habilita la recuperación granular ante cualquier incidente.
Otro punto clave es el control sobre el almacenamiento. Muchas organizaciones optan por guardar los respaldos en servidores propios o nubes privadas, fortaleciendo su soberanía digital y cumpliendo con marcos normativos que exigen trazabilidad de datos sensibles. A esto se suma la posibilidad de auditar accesos, configurar políticas internas y reducir la dependencia del equipo técnico para cada proceso de recuperación.
Cuando el respaldo está bien diseñado, pasa de ser una herramienta de contingencia a una ventaja operativa: reduce los tiempos de recuperación, agiliza auditorías, minimiza errores y mejora la respuesta ante incidentes.
Caso real: EPMAPS y la protección integral de su entorno Microsoft 365
Un ejemplo claro de este enfoque es el caso de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de Quito (EPMAPS). Esta entidad del sector público gestiona información crítica distribuida en Microsoft 365, y ante la necesidad de asegurar su entorno, implementó Guardian 360 como solución de respaldo.
Con esta implementación, EPMAPS logró proteger más de 1.400 buzones de correo y reducir el riesgo de pérdida de datos en un 90%. Además, automatizó su sistema de backups, lo que permitió acortar los tiempos de recuperación en un 40%. Otro beneficio clave fue almacenar los respaldos en servidores internos, lo que mejoró en un 100% la soberanía de los datos. Finalmente, la capacitación del equipo de TI incrementó la eficiencia en el monitoreo de respaldos en un 80%.
Más que una solución técnica, Guardian 360 se convirtió en un habilitador estratégico para la continuidad operativa y el control sobre los activos digitales.
Respaldo: una capa que no se ve hasta que hace falta
En entornos digitales, la información circula y se transforma con velocidad. Pero esa agilidad solo es útil si viene acompañada de control y seguridad. Perder datos ya no es solo un problema operativo: puede tener impacto legal, financiero y reputacional.
Por eso, contar con un sistema de respaldo bien implementado —que se adapte al entorno Microsoft 365, automatice procesos, y permita recuperar información de forma rápida y trazable— ya no es una opción secundaria. Es una condición básica para operar con solidez y resiliencia.
En Inova ayudamos a las organizaciones a evaluar sus riesgos, diseñar estrategias de respaldo eficientes y desplegar soluciones como Guardian 360 que aseguren el acceso a la información, incluso en escenarios críticos.
¿Tus archivos en la nube están realmente protegidos?
El mejor momento para implementar una estrategia de respaldo fue ayer. El segundo mejor es hoy.