La mayoría de las organizaciones respondería que sí. Sin embargo, cuando llega el momento de buscar información, validar cifras o identificar quién tiene acceso a determinados datos, las respuestas no siempre son tan claras.

Según el primer estudio anual de inteligencia artificial generativa de ISMG, 2023, el 47% de las empresas no puede cumplir los requisitos normativos. Este dato revela un reto urgente; que muchas organizaciones todavía no tienen suficiente control sobre sus datos, su calidad, su ubicación, su nivel de sensibilidad ni la forma en que se utilizan dentro del negocio.

Gran parte de la información que mueve una empresa se encuentra en sus datos. Clientes, ventas, operaciones, finanzas y procesos generan métricas constantes e influyen en la toma de decisiones.

Sin embargo, tener más datos no significa tomar mejores elecciones. La diferencia está en la capacidad de la organización para interpretar correctamente la información, darle sentido y convertirla en insights accionables. Esto implica saber qué datos son confiables, qué información está actualizada, quién puede acceder a ella y cómo se conecta con los objetivos establecidos.

Independientemente de la industria, una mala gestión de datos puede generar riesgos regulatorios, errores operativos, pérdida de productividad y exposición de información sensible.

La base de una estrategia sólida

Las empresas necesitan procesos claros de gobierno y gestión de datos. El primer paso es saber dónde están, qué contienen, quién los usa y qué valor tienen para la organización. Luego, es necesario clasificarlos y catalogarlos según su tipo, sensibilidad, criticidad y uso de negocio. Esta metodología permite que los equipos encuentren información relevante sin depender de búsquedas manuales o conocimiento informal.

También es fundamental definir responsables para cada conjunto de datos. Esto incluye propietarios de negocio, equipos técnicos y responsables de cumplimiento. Cuando no existe claridad sobre quién administra la información, aumentan la duplicidad, los errores y la falta de trazabilidad.

La información debe evaluarse en términos de exactitud, integridad, consistencia, vigencia y duplicidad. Si los registros son incorrectos, los reportes, dashboards, análisis e iniciativas de inteligencia artificial también lo serán. Por eso, no se debe realizar una revisión puntual, sino un proceso continuo.

A esto se suma la protección y control de acceso. No todas las cifras deben estar disponibles para todos. Las empresas necesitan aplicar permisos, clasificaciones, etiquetas de sensibilidad y políticas de seguridad para reducir riesgos y proteger información confidencial.

Seguir estos flujos permite trabajar con mayor confianza, reducir riesgos regulatorios, facilitar auditorías, y acelerar accesos útiles. Además, te prepara para utilizar analítica avanzada e inteligencia artificial sobre una base sólida y segura.

Simplifica la gestión de datos mediante la automatización inteligente.

Aquí es donde entra Microsoft Purview. Aunque existen muchas soluciones para gestión de información, Purview destaca porque integra en una sola plataforma capacidades para descubrir, mantener y activar métricas. Su enfoque contempla la detección, protección, calidad y el estado general de los registros.

Entre sus principales capacidades se encuentran el catálogo unificado, Data Map, el linaje de la información, los controles de calidad y las herramientas de monitoreo. En conjunto, estas funcionalidades permiten tener una visión más clara de dónde se encuentra la información, cómo se relaciona entre áreas y qué tan confiable es para el negocio.

También facilitan la identificación de inconsistencias, la aplicación de reglas de gobierno y el seguimiento del recorrido que sigue la información desde su origen hasta su consumo.

La principal ventaja de este enfoque es que equipos técnicos, áreas de negocio, cumplimiento y dirección pueden trabajar sobre una misma visión. Esto reduce silos, mejora la colaboración y aumenta la confianza al momento de tomar decisiones.

¿Qué tiene para ofrecer Microsoft Purview?

Frente a otras herramientas, Purview reúne en una sola solución capacidades de gobierno, seguridad, calidad, trazabilidad y administración de la información. Para las organizaciones que ya trabajan con Microsoft 365, Azure, Fabric, Power BI o Dynamics 365, esto facilita la adopción, reduce la complejidad operativa y permite aprovechar mejor las inversiones tecnológicas existentes.

Para los CEOs, representa una oportunidad para ganar visibilidad sobre la información de la organización, reducir riesgos, fortalecer el cumplimiento, mejorar la eficiencia y construir una base más sólida para iniciativas de analítica e inteligencia artificial.

En Inova Solutions acompañamos a las empresas durante todo el proceso, desde el diagnóstico y la implementación de soluciones hasta la adopción y mejora continua. Nuestro objetivo es ayudar a las organizaciones a gestionar su información con mayor control, confianza y trazabilidad, para que puedan convertirla en decisiones más inteligentes y sostenibles.